16.06.06

Ser eficiente en las labores de Project Management

Publicado en Sin categoría a las 18:09 by admin

Autor: Jordi Camps

La gestión de Proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, pero desde el punto de vista profesional es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas técnicas han transformado la administración de Proyectos convirtiéndola en una disciplina de investigación.

Con estas mismas líneas hablé sobre la Gestión de Proyectos entre los servicios SEO y los recursos básicos que eran necesarios para la gestión del entorno. En esta ocasión voy a encavar más en la planificación y la necesidad de emplear técnicas de gestión de proyectos que ayuden a tener éxito en la coordinación de un equipo, ser eficiente en las labores de Project Management.

Recuerda que seguir una correcta metodología puede garantizar el éxito a tus proyectos, pero si descuidas alguna de esas prácticas será muy probable que te lleve al fracaso.

A continuación destaco algunas prácticas que pueden permitirte una organización más efectiva:

1. Define hasta dónde y qué debemos hacer.

Si entiendes los objetivos del proyecto sabrás con qué etapas puedes dividirlo, y si fuera necesario, en otras sub-etapas o fases.

Supón que debes gestionar una campaña para reclutar personal en tu sitio de trabajo. Tu objetivo podrías resolverlo, sin ningún tipo de filtro, contactando con empresas, enviado cartas o anuncios a través de Internet. Rápidamente conseguiría miles de contactos con distintas características y perfiles, pero si no has aplicado algún filtro te obligará a que sean supervisados de uno a uno.

Antes de hacer ningún paso debes decidir cuales deben ser los objetivos reales que te ayuden a planificar el proyecto, y el área de competencia “objetivo”, así sabrá qué esta dentro o fuera de los límites y podrás determinar la cantidad de trabajo que debes realizar.

2. Define las etapas y tareas.

Un proyecto puede dividirse en distintas etapas y cada una de ellas en otras más pequeñas.

Si por ejemplo tu proyecto es el estudio del comportamiento de los usuarios ante una imagen o diseño gráfico, entonces una tarea sería reclutar a un número de personas para que efectuaran un evento. Por este motive deberías definir qué cosas tangibles deben ser producidas y documentar con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo con un orden cronológico de forma eficiente.

3. Planifique el proyecto.

Esta labor suele supervisarla el gerente del proyecto para que decida qué gente, recursos y presupuestos son necesarios para completar el proyecto.

Es necesario definir las actividades que se requieren para producir los productos, utilizando técnicas como la Estructura Analítica de Proyectos (Work Breakdown Structures –WBS, estas consiste en la descomposición del proyecto en partes manejables).

Se deben definir los tiempos y esfuerzos necesarios para cada actividad/etapa, las dependencias entre ellas y luego decidir un programa realista para que sean debidamente completadas.

Es muy aconsejable involucrar al equipo de proyecto o área, en estimar el tiempo que puede suponerle cada una de sus actividades, y establecer hitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto, para luego escribirlas en tu planificación personal de seguimiento.

4. Comunica.

Mucho -y muy valioso- es lo que puede hacerse dentro de una empresa, en el área de las conductas y las comunicaciones. La manera en que las personas se comportan en sus trabajos se refleja entre sus conversaciones. La calidad de sus conversaciones impacta en la calidad de sus relaciones y estas relaciones tienen una influencia crucial en el desempeño, la creatividad y la productividad. Cuánto se hace (y cuán bien se hace), dependerá de lo que esté ocurriendo dentro de las conversaciones. Además, la manera en que las personas trabajan juntas es el verdadero CAPITAL de toda empresa: su capital colaborativo.

La planificación y las fases anteriores son inútiles si no te comunica efectivamente con el equipo de proyecto. Cada miembro debe conocer sus responsabilidades y comunicar sus dudas efectivamente entre los miembros de su equipo, de este modo puedes conseguir una visión más amplia al progreso de todo el proyecto.

5. Reporte los avances para el seguimiento del proyecto.

Una vez empieza la fecha definida como crucial para la correcta ejecución de las distintas etapas, como responsable debes monitorizarlo y comparar su progreso actual junto con la estructura analítica que hayas definido.

Necesitarás que cada miembro del equipo te informe, en su debido momento, del avance de cada etapa que ocupen. Y con esta información podrás registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en costes, como en el cronograma y objetivos. En caso que encuentres variaciones importantes deberás reportarlas a tus superiores para poder tomar las acciones correctivas antes de que esos desfases impidan próximas labores.

Es justamente el balance entre los tres elementos (costes, cronograma de tareas y objetivos) los mayores dolores de cabeza del manager del proyecto.

6. Gestione el cambio

El día a día es cambiante como en todo negocio donde varían constantemente sus acciones y objetivos. Esto implica que el cronograma o las tareas cambien en medio de su desarrollo, pero solo puede tener lugar cuando el manager del proyecto acepte todos los cambios o probablemente el proyecto salga de su presupuesto, se demore y hasta no llegue a finalizarse.

Administrando efectivamente los cambios, tú como líder de proyecto, tienes toda la responsabilidad de decidir si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos. De esta forma conseguirás aumentar las posibilidades a que el proyecto sea un éxito controlando, en todo momento, la forma en que esos cambios se incorporan. Mientras tanto puedes ir reclutando nuevos recursos acordes al cambio para planificarlos en las próximas etapas.

Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente, aun previendo que el día a día es cambiante.

7. Gestione del riesgo

Debes planificar para evitar los riesgos o para suavizar su impacto dentro del proyecto, si los riesgos no pueden evitarse. Los riesgos suelen ser eventos que pueden afectar negativamente en tu proyecto y variar en cada uno de ellos, pero en cada caso particular debes identificarlos lo antes posible. Esto también se conoce como la gestión del riesgo (risk management).

No te desanimes, debes tener en cuenta que no podrás controlar todos los riesgos porque pueden producirse muchos en cada actividad con distintos grados de impacto. Sigue una metodología práctica:

- identificándolos todos y podrá filtrarlos (no probable, posible, muy probable),

- estima un impacto dentro del proyecto (bajo, medio, alto)

- multiplica ambos números y obtendrás su factor de riesgo.

Mediante los factores de riesgo podrás identificar los más severos y las situaciones más problemáticas. Sigue estos pasos constantemente y estate alerta en caso que pudieran surgir de nuevos cuando menos lo esperes.

Si no consigues gestionar los riesgos efectivamente también puede ser la fuente del fracaso del proyecto.

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